Juli 2018 ~ Ika Ayuni Putri

NAMA : IKA AYUNI PUTRI
KELAS : 2DF02
NPM : 58216400

Bagaimana Cara menyampaikan pendapat dalam rapat ?

Pelajari Pokok Masalah

Disaat orang berbedebat atau selisih pendapat dalam mengutarakan ide fikiran, sebaiknya anda perhatikan dahulu permasalahan yang dibahas baru anda siapkan pendapat, terkadang kita punya argumentasi namun itu tidak singkron dengan pembahasan yang dibahas, ini akan menimbulkan polemik baru, orang akan menilai anda tidak profesional.

Jangan potong pembicaraan

Dalam Formu pertemuan sepenting apapun pendapat yang akan kita sampaikan maka kita harus rem diri, maksudnya menahan diri untuk tidak memotong pembicaraan orang lain, jika itu terjadi maka anda di cap orang yang tidak punya etika rapat.

Meskipun dalam rapat diperbolehkan instruksi pendapat menyela pembicaraan orang lain, sebaiknya ini juga tidak anda lakukan karena tentunya anda tidak akan disukai beberapa pihak.

Jangan Menyeletuk

Saya tidak tahu apa bahasa tepatnya namun orang sumatra utara (kota medan) bisa menyebutnya dengan “Nyeletuk” maksudnya mengatai dari belakang, misalkan dalam rapat ada yang berbicara namun karena kita tidak suka dengan pembicaraannya kita mengatainya “ahhh,, gak jelas itu,” gak manfaat itu” dia tidak mendengar namun peserta rapat lain mendengar ocehan anda, ini kerap terjadi pada masa sekarang bahkan sampai pada rapat-rapat pejabat besar pun terjadi, jika sudah demikian maka tidak heran orang akan meremehkan.

Berikan Pujian pada pendapat orang lain

Disaat anda mendapat giliran untuk berkomentar, maka sempatkan waktu memberikan pujian terhadap pendapat orang lain, meskipun pendapat bertentangan dengan ide fikiran anda.

Sampaikan Pendapat dengan Bahasa yang mudah dipahami

Terkadang karena bernafsu terlihat keren, kita menggunakan bahasa ilmiah namun tidak semua orang paham apa maksud yang kita sampaikan, upayakan bahasa yang sederhana maka anda akan semakin disukai.

2. Bagaimana cara memimpin dalam rapat ?

1. Membuka rapat

Dalam ini pemimpin rapat bisa membuka kegiatan rapat dengan memberikan salam, menjelaskan maksud dan tujuan rapat diadakannya rapat. Hal ini supaya anggota tahu dari awal apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut dan mengapa rapat itu diadakan. Kemudian bisa dilanjutkan dengan membacakan agenda kegiatan yang akan dilaksanakan.

2. Memastikan setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik

Sebagai pemimpin rapat, kita harus memastikan juga bahwa semua agenda yang akan disajikan dalam rapat dapat dilaksanakan dengan baik dan terstruktur. Selain itu pastikan juga setiap anggota tahu bahwa setiap agenda atau kegiatan yang dilakukan memiliki batasan waktu.

3. Memastikan anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat

Salah satu tujuan umum rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan atau penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat harus memastikan bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama untuk berpendapat.

4. Memastkan tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi

Hal yang paling umum terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau beberapa pihak yang mendominasi diskusi. Hal ini sering kali membuat pemimpin rapat kuwalahan, terlebih jika orang yang mendominasi diskusi adalah orang yang dianggap memiliki kompetensi atau wewenang tertentu. Ini jelas harus dikendalikan. Sebagai pemimpin kita harus tahu kapan kita menghentikan seseorang dalam berbicara kalau dirasa ia ingin mendominasi. Dalam hal ini keberanian dan ketegasan sangat diperlukan.

Supaya Anda tidak berat dalam memimpin diskusi, pastikan Anda sudah menjelaskan waktu yang diberikan kepada tiap orang dalam berpendapat dan berapa kali mereka memiliki kesempatan berpendapat. Jadi seandainya ada yang berbicara bertele-tele atau ingin mendominasi Anda bisa memotong karena alasan waktu. Dan mengalihkan ke anggota lain dengan alasan batasan berpendapatnya sudah habis. Ini jelas lebih baik. Selain orang dipaksa untuk disiplin waktu mereka juga dipaksa untuk berpendapat secara efisien karena jika tidak mereka malah bisa kehilangan kesempatan berpendapat.

5. Memaparkan keputusan yang telah diambil

Jika sudah final maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan memaparkan hasil keputusan yang diambil dalam rapat. Setiap keputusan yang diambil pastikan adalah keputusan yang paling baik dan bijak untuk kesejahteraan semua anggota. Supaya tidak menimbulkan ketidakpuasan pada beberapa anggota yang kurang setuju dengan keputusan yang diambil pastikan kita sudah memaparkan alasan kenapa keputusan itu diambil. Ini akan lebih baik dari pada tidak dijelaskan alasannya.

6. Menutup rapat

Setelah hasil keputusan diambil, selanjutnya adalah menutup rapat. Dalam penutupan ada beberapa saran yang bisa Anda lakukan. Melakukan evaluasi segera dari hasil rapat. Anda bisa mengatakan bahwa rapat berjalan dengan baik, diskusi berjalan dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga akhirnya menghasilkan sebuah keputusan. Setelah itu Anda bisa menyampaikan keputusan yang telah diambil. Kemudian dilanjutkan dengan ajakan untuk menindaklanjuti keputusan. Setelah itu tutup.

Apa Yang harus di persiapkan ketika rapat ?

1. Persiapkan Materi yang Akan Dibahas

Sebelum menghadiri rapat di kantor atau bersama klien, pastikan Anda mempersiapkan segala sesuatu yang dapat memberikan kontribusi pada pertemuan tersebut. Cari tahu apa yang menjadi topik yang akan dibahas ketika rapat. Jika perlu, lakukanlah pengamatan dan pelajari bahan tersebut. Catat pula beberapa pertanyaan yang dapat didiskusikan.

2. Memperluas Jaringan
Keuntungan dari menghadiri meeting adalah memberikan Anda peluang untuk berbaur dengan orang baru dalam perusahaan Anda. Ambil kesempatan ini untuk memperluas jaringan sosial Anda dengan sebuah percakapan ringan, misalnya cerita tentang pengalaman kerja atau lainnya. Selain menambah teman, Anda juga akan memiliki banyak koneksi yang siapa tahu akan membantu memajukan karir Anda nantinya.

4. 3. Jadilah Menonjol
Jangan ragu untuk berpartisipasi atau mengajukan pertanyaan ketika rapat berlangsung. Mintalah pembicara untuk memperjelas atau menguraikan poin-poin yang kurang Anda pahami. Dengan begitu, rekan-rekan kerja Anda akan menyadari bahwa Anda memperhatikan dan berpikir kritis tentang topik yang dibahas.

4. Menjadi Pendengar yang Baik
Ketika rapat berlangsung berjam-jam, beberapa orang akan mulai berkurang perhatiannya, mereka mulai melirik ponsel mereka, menguap, bahkan berdiskusi dengan rekan sebelahnya. Hanya sedikit yang bisa tetap fokus sampai akhir pertemuan. Untuk itu akan lebih menarik jika Anda menjadi pendengar yang baik dengan membuat kontak mata secara langsung dengan pembicara, mengangguk atau tersenyum. Memberikan pertanyaan ketika sesi tanya jawab dibuka juga bisa dilakukan.

Dengan berlatih menjadi pendengar yang baik, tidak hanya mendapat keuntungan dari informasi yang disampaikan, tapi juga membangun koneksi dengan pembicara. Anda juga akan terlihat lebih profesional dimata rekan kerja, dan tentunya pembicara juga akan merasa dihargai dengan dukungan Anda.

5. Gunakan Waktu dengan Cermat
Terkadang rapat yang terlalu lama hanya terkesan seperti membuang-buang waktu, apalagi ketika tidak mendapatkan informasi penting dalam pertemuan tersebut. Jika hal itu terjadi, cobalah untuk merekap ulang apa yang Anda tulis ketika rapat berlangsung. Cari tahu juga apa kekurangannya dan apa saja yang bisa Anda lakukan. Buatlah daftar kegiatan yang bisa dikerjakan setelahnya, atau buat tujuan jangka pendek Anda sendiri untuk minggu ini. Dengan begitu, Anda akan jauh lebih siap untuk melakukan diskusi lainnya dibanding membuang waktu untuk rapat yang tidak jelas.

Contoh Vidio Rapat :